Gizlilik politikası

1. Biz kimiz

VisaElevate™, Hollanda Ticaret Odası’na (KvK) 98955411 numarasıyla kayıtlı ElevateInter™’in bir parçasıdır. Bu politikada açıklanan işlemlerin veri sorumlusu ElevateInter™’dir. “VisaElevate” ve “biz”, ElevateInter™ ve ticari adı VisaElevate™ anlamına gelir.

VisaElevate™ özel bir vize ve göç danışmanlık bürosudur ve hiçbir devlet kurumuyla bağlantılı değildir. Hukuki danışmanlık vermeyiz, ancak sizi nitelikli hukukçularla buluşturabiliriz. Başvurularla ilgili tüm kararlar yetkili makamlar tarafından verilir.

Gizlilikle ilgili sorularınızı info@visaelevate.com adresine gönderebilirsiniz.

2. Hangi verileri işliyoruz

Kullandığınız hizmete bağlı olarak diğerlerinin yanı sıra şunları işleriz:

• Kimlik ve iletişim bilgileri: ad, doğum tarihi, uyruk, adres, e-posta adresi, telefon numarası ve iletişim tercihleriniz.
• Hesap bilgileri: giriş bilgileri, dil tercihi, ayarlar, onaylar ve ne zaman giriş yaptığınız.
• Başvurunuz için veriler: ilişkiniz veya aileniz, seyahatleriniz, konaklamalarınız, eğitiminiz, işiniz, geliriniz ve varlıklarınız hakkında bilgiler ile Hollanda’daki partnerinizin, ev sahibinizin veya garantörünüzün bilgileri.
• Belge kopyaları: pasaport, kimlik kartı, oturma izni, doğum, evlilik ve bekârlık belgeleri, banka hesap dökümleri, maaş bordroları, iş sözleşmeleri, sigorta poliçeleri ve rezervasyonlar.
• Başvurunuzda veya belgelerinizde yer aldığı ölçüde özel nitelikli kişisel veriler: örneğin sağlık verileri (tüberküloz testi gibi), cinsel yönelim (bir partner ilişkisinden anlaşılabilir) ve din veya etnik köken (bazı belgelerde yer alır).
• Adli sicil verileri: örneğin bir başvuruya ait iyi hal belgesi veya sabıka kaydı.
• Reşit olmayanların verileri: bir başvuru bir çocuğu ilgilendiriyorsa, çocuğun verilerini ebeveyn veya yasal vasi aracılığıyla işleriz.
• Kimlik numaraları, örneğin Hollanda vatandaşlık hizmet numarası (BSN) veya Tayland kimlik numarası, yalnızca bir makam istediğinde.
• Seyahat bilgileri: tercih edilen tarihler, varış noktaları, yolcular, bagaj ve özel yardım.
• Finansal veriler: teklifler, faturalar, ödemeler ve ödeme gecikmeleri.
• İletişim: e-postalar, portaldaki mesajlar ve görüşme notları, seçtiğiniz WhatsApp veya diğer kanallar dahil.
• Yönlendirmeler: bir iş ortağının sizin hakkınızda bize verdiği bilgiler ile bu yönlendirmenin durumu ve ücreti.
• Teknik veriler: IP adresi, cihaz ve tarayıcı verileri, günlük dosyaları, güvenlik kayıtları ve web sitesi istatistikleri.

3. Verileri neden ve hangi hukuki dayanakla işliyoruz

Kişisel verileri yalnızca bir hukuki dayanak bulunduğunda işleriz:

• Sözleşmenin ifası (GDPR madde 6(1)(b)): size danışmanlık vermek, dosyanızı ve portalınızı yönetmek, belgeleri kontrol etmek, başvuruları hazırlamak ve sunmak, randevu almak, uçuş bulmak ve rezervasyon yapmak, sizinle iletişim kurmak ve fatura kesmek için. Sözleşmeden önce talep ettiğiniz adımlar, örneğin bir danışmanlık talebi, de buna dahildir.
• Açık rıza (GDPR madde 9(2)(a) ve Hollanda GDPR Uygulama Kanunu (UAVG) madde 22(2)(a); adli sicil verileri için UAVG madde 33): başvurunuzdaki ve belgelerinizdeki özel nitelikli ve adli sicil verileri için, örneğin ilişkiniz, sağlığınız, çocuklarınız ve sabıka kaydınızla ilgili veriler. Vize başvurunuz, uçak bileti rezervasyonu ve diğer hizmetlerimizde size yardımcı olmak için bu verilere ihtiyacımız vardır. Bu rızayı, talebinizi gönderip koşullarımızı kabul ettiğiniz kutuyu işaretleyerek veya müşteri portalında bunun belirtildiği yerde belge yükleyerek verirsiniz. Rızanızı her zaman geri çekebilirsiniz; sonrasında bu verileri işleyemeyiz ve hizmeti (tam olarak) sunamayabiliriz.
• Yasal yükümlülük (GDPR madde 6(1)(c)): örneğin muhasebe kayıtlarının yasal saklanması ve makamların hukuka uygun taleplerinin yanıtlanması.
• Meşru menfaat (GDPR madde 6(1)(f)): sistemlerimizi ve verilerinizi korumak, dolandırıcılık ve kötüye kullanımı önlemek, hizmetlerimizi iyileştirmek, takip ve gelecekteki başvurular için önceki başvuruların arşivini tutmak, ödemeleri tahsil etmek, hukuki talepleri ileri sürmek veya bunlara karşı savunma yapmak, iş ortaklarından gelen yönlendirmeleri işlemek ve müşterileri ve başvuru sahiplerini hizmetlerimiz hakkında e-postayla bilgilendirmek için. Buna her zaman itiraz edebilirsiniz (bkz. "Haklarınız").
• Rıza (GDPR madde 6(1)(a)): talebiniz üzerine verilerin daha uzun süre saklanması için.

4. Yapay zekâ (YZ)

Mümkün olduğunda daha hızlı ve daha özenli çalışmak için YZ araçları kullanırız, örneğin çeviriler, belgelerin özetlenmesi ve eksiksizlik kontrolü ile metin taslakları hazırlamak için.

Sonucu bir VisaElevate çalışanı kontrol eder. Sizin için hukuki sonuç doğuran veya sizi benzer şekilde önemli ölçüde etkileyen kararları yalnızca otomatik işlemeye dayanarak almayız (GDPR madde 22). Başvurularla ilgili kararlar her zaman yetkili makam tarafından verilir.

Bu araçların sağlayıcıları verileri bizim için kendi veri işleme koşullarına göre işler. Avrupa Ekonomik Alanı dışında bulunabilirler (bkz. "AEA dışına aktarım"). Sağlayıcı izin verdiğinde, verilerinizin YZ modellerinin eğitiminde kullanılmadığı ayarları seçeriz. Bu sağlayıcıların sistemleri üzerinde etkimiz yoktur ve orada meydana gelen, hiçbir şekilde sorumlu olmadığımız olaylardan sorumlu değiliz (GDPR madde 82(3)).

5. Verileri kimlerle paylaşıyoruz

Verilerinizi satmayız. Verileri yalnızca yukarıdaki amaçlar için gerekli olduğunda şunlarla paylaşırız:

• Başvurunuzu işleyen veya bunu talep eden devlet kurumları ve makamlar, örneğin IND, büyükelçilikler ve konsolosluklar, vize başvuru merkezleri (VFS Global gibi), belediyeler ve Tayland bakanlıkları. Bunu sizin talimatınızla yaparız.
• Sizin için görevlendirdiğimiz veya kendiniz seçtiğiniz hizmet sağlayıcılar, örneğin (yeminli) tercümanlar, tasdik ve kurye hizmetleri, hukukçular ve avukatlar, noterler, havayolu şirketleri, seyahat acenteleri, rezervasyon platformları ve sigortacılar.
• Veri işleyenlerimiz: barındırma ve sunucu, e-posta, depolama ve yedekleme, yazılım, YZ araçları, web sitesi istatistikleri ve iletişim sağlayıcıları. Onlarla bir veri işleme sözleşmesi yaparız veya onların veri işleme koşulları geçerlidir.
• Sizi yönlendiren iş ortağı: yalnızca müşteri olup olmadığınız, genel durum ve ücret. Belgeleriniz asla.
• Muhasebecimiz, bankamız ve ödeme sağlayıcılarımız, tahsilat büroları ve hukuk danışmanları; muhasebe, ödemeler ve alacakların tahsili için.
• Kanun gerektirdiğinde polis, yargı veya vergi idaresi gibi yetkili makamlar.
• İşletmemizin (bir kısmı) devredilirse bir halef veya alıcı. Verileriniz bu politika kapsamında kalmaya devam eder.

İş ortaklarımızı ve sağlayıcılarımızı özenle seçer ve onlarla iyi niyetle çalışırız. Makamlar ve tercümanlar, hukukçular ve havayolu şirketleri gibi bağımsız hizmet sağlayıcılar, verilerinizi nasıl işlediklerinden kendi koşulları ve gizlilik politikaları çerçevesinde kendileri sorumludur. Hiçbir sistem veya şirket tamamen güvenli değildir. Barındırma, e-posta, depolama ve YZ sağlayıcılarımız dahil üçüncü kişilerin sistemleri ve çalışma yöntemleri üzerinde kontrolümüz yoktur ve üçüncü bir kişide meydana gelen, hiçbir şekilde sorumlu olmadığımız hata, kesinti, veri ihlali veya diğer olaylardan sorumlu değiliz (GDPR madde 82(3)). Onlarla başvurunuzun gerektirdiğinden fazlasını paylaşmayız.

6. AEA dışına aktarım

Çalışanlarımız Hollanda’da ve Tayland’da çalışır; bu nedenle verilere Tayland’dan erişilebilir. Ayrıca Avrupa Ekonomik Alanı dışında, örneğin Amerika Birleşik Devletleri’nde bulunan hizmet sağlayıcıları kullanırız.

Yabancı bir makam veya hizmet sağlayıcı (örneğin bir Tayland büyükelçiliği, bir bakanlık veya bir havayolu şirketi) nezdindeki başvurunuz için gereken veriler, sizinle yapılan sözleşmenin ifası için gerekli olduğundan aktarılır (GDPR madde 49(1)(b)).

Diğer aktarımlar için uygun güvenceler sağlarız, örneğin Avrupa Komisyonu’nun yeterlilik kararı (AB–ABD Veri Gizliliği Çerçevesi gibi) veya standart sözleşme maddeleri. Talep üzerine hangi güvencenin geçerli olduğunu size bildiririz.

7. Verileri ne kadar süre saklıyoruz

Verileri, işleme amacı için gerekenden veya kanunun öngördüğünden daha uzun süre saklamayız. Birçok müşteri bir sonraki adım için geri gelir: önce bir Schengen vizesi, sonra bir MVV, ardından (üvey) çocuklar ve beş yıl sonra süresiz oturma izni veya vatandaşlık. Bu nedenle dosyanızı, her seferinde belgeleri yeniden toplamanız gerekmeyecek kadar uzun süre saklarız. Uygulamada:

• Hesabınız, dosyanız ve belgeleriniz: müşterimiz olduğunuz sürece ve sonrasında son iletişiminizden veya etkinliğinizden itibaren en fazla 5 yıl; itiraz, temyiz, takip başvurusu veya yeni bir başvuru için. Etkin olmayan bir hesabı silmeden bir ay önce size bir e-posta gönderilir; giriş yaparsanız hesap korunur.
• Talebiniz üzerine dosyanızı arşiv olarak daha uzun süre saklarız, örneğin daha sonraki bir başvuru için, veya daha erken sileriz (bkz. "Haklarınız").
• Dosyaya dönüşmeyen danışmanlık ve uçuş talepleri: 12 ay.
• Faturalar, ödemeler ve muhasebemizdeki diğer veriler: yasal vergi saklama süresi nedeniyle 7 yıl.
• Ödenmemiş bir fatura, (olası) bir uyuşmazlık veya şikâyet için gereken veriler: tamamen sonuçlanana ve yasal zamanaşımı süresi dolana kadar.
• E-posta haberleri: abonelikten çıkana kadar. Sonrasında, sizinle tekrar iletişime geçmemek için yalnızca abonelikten çıktığınız bilgisini saklarız.
• Gönderilen e-postaların kopyaları: 30 gün. Güvenlik ve denetim kayıtları: 24 ay.
• Yedekler: şifreli olarak, sabit bir döngüde sınırlı bir süre saklanır. Silinen veriler daha sonra yedeklerden de kaybolur.

Kanun gerektirdiğinde veya bir talebe karşı savunma yapmak için gerektiğinde farklı bir süre mümkündür. Hazırladığımız şablonları, metinleri ve örnekleri anonimleştirilmiş biçimde, yani kişisel verileriniz olmadan kullanmaya devam edebiliriz. Arşivlenmiş veriler yalnızca saklanma amacı için kullanılır.

8. Güvenlik

• Belgeler şifreli olarak saklanır ve yalnızca güvenli portalımız üzerinden gösterilir. Belgelerinize ait herkese açık bağlantılar yoktur.
• Yalnızca dosyanız üzerinde çalışan çalışanlar, rollerine göre erişime sahiptir. İki adımlı doğrulama ile giriş yaparlar.
• Bir belgenin her görüntülenmesi ve değiştirilmesi bir denetim kaydına işlenir.
• Sunucularımız Avrupa Birliği’ndedir. Yedekler şifrelidir ve anahtarlardan ayrı saklanır.
• Çalışanlar ve veri işleyenler gizlilik yükümlülüğü altındadır.

Hiçbir sistem tamamen güvenli değildir. Bir veri ihlali tespit edersek kanunun öngördüğü şekilde hareket ederiz: gerekirse Hollanda Veri Koruma Kurumu’na bildiririz ve ihlalin sizin için yüksek risk oluşturması muhtemelse sizi bilgilendiririz.

Belgeleri portal dışındaki kanallarla, örneğin normal e-posta veya WhatsApp ile gönderirseniz, bunu kendi tercihinizle yaparsınız ve bu kanallar sağlayıcılarının koşullarına tabidir. Lütfen mümkün olduğunca portalı kullanın.

9. Haklarınız

Şu haklara sahipsiniz:

• verilerinize erişmek ve bir kopyasını almak;
• yanlış verileri düzelttirmek;
• verilerinizi sildirmek;
• işlemenin kısıtlanmasını istemek;
• meşru menfaate dayanan işlemeye ve her zaman doğrudan pazarlamaya itiraz etmek;
• verilerinizi yaygın bir formatta almak veya aktarılmasını istemek;
• rızanızı geri çekmek. Bu ileriye dönük geçerlidir: daha önce rızanızla yapılanlar hukuka uygun kalır.

Talebinizi, sizi tanıdığımız e-posta adresinden info@visaelevate.com adresine gönderin veya müşteri portalındaki gizlilik seçeneklerini kullanın. Kimliğinizi kanıtlamanızı isteyebiliriz. Bir ay içinde yanıt veririz. Karmaşık veya çok sayıda talepte bu süre iki ay uzatılabilir; bu durumda sizi bilgilendiririz.

Talepler ücretsizdir. Ek kopyalar için makul bir ücret talep edebiliriz (GDPR madde 15(3)). Bir talep açıkça dayanaksız veya aşırıysa, örneğin tekrarlandığı için, idari masraflar için makul bir ücret talep edebilir veya talebi reddedebiliriz (GDPR madde 12(5)).

Silme her zaman (hemen) mümkün değildir. Vergi saklama süresi gibi yasal bir yükümlülüğü yerine getirmek veya hukuki talepleri tesis etmek, kullanmak ya da savunmak için gereken verileri saklayabiliriz (GDPR madde 17(3)). Ödenmemiş bir fatura varsa, sizin için hazırladığımız belgeler ve çalışmalar dahil dosyanızı, işimizin kanıtı olarak ve faturayı tahsil etmek için ödenene kadar saklarız. Erişim hakkı size kişisel verilerinizin bir kopyasını verir; sizin için hazırladığımız belgeleri, mektupları, formları ve diğer çalışmaları ödemeden sonra teslim ederiz. Başvurunuz devam ederken rızanızı geri çekerseniz veya verilerinizi sildirirseniz hizmeti tamamlayamayabiliriz. Yapılmış olan iş, hizmet koşullarımız uyarınca ödenmeye devam eder.

Verilerinizi işleme şeklimize katılmıyor musunuz? Bize bildirin. Ayrıca Hollanda Veri Koruma Kurumu’na (autoriteitpersoonsgegevens.nl) şikâyette bulunabilirsiniz.

10. Haberler ve teklifler

Müşterilerimize ve bizden danışmanlık veya başka bir hizmet talep eden kişilere zaman zaman hizmetlerimizle ilgili haber ve teklifleri e-postayla göndeririz (meşru menfaat; Hollanda Telekomünikasyon Kanunu madde 11.7). Diğer kişiler yalnızca rıza verdiklerinde haber alır.

Her mesajda tek tıkla abonelikten nasıl çıkılacağı açıklanır. Müşteri portalından veya info@visaelevate.com üzerinden de abonelikten çıkabilirsiniz. Devam eden başvurunuz, hesabınız ve faturalarınızla ilgili mesajlar pazarlama değildir; müşteri olduğunuz sürece bunları alırsınız.

11. Çerezler

Web sitemizde kesinlikle gerekli depolamayı ve Google Analytics 4 istatistik çerezlerini kullanırız. Bunlar, ziyaretçilerin web sitesini nasıl kullandığını ve yaklaşık olarak nereden geldiklerini (ülke ve şehir) basit bir şekilde görmemizi sağlar; böylece web sitesini iyileştirebiliriz. Reklam çerezi kullanmayız ve Google’a asla ad, e-posta adresi veya belge göndermeyiz. İstatistikler varsayılan olarak açıktır (meşru menfaat). Çerez bildiriminde veya her sayfanın altındaki "Çerez ayarları" üzerinden tek tıkla istediğiniz zaman reddedebilirsiniz; bu durumda ölçümü hemen durdurur ve istatistik çerezlerini sileriz. Daha fazlası için çerez sayfamızı okuyun. Müşteri portalı ve CRM istatistik veya reklam çerezi kullanmaz.

12. Değişiklikler ve dil

Bu gizlilik politikasını, örneğin yeni hizmetler veya yeni kurallar nedeniyle değiştirebiliriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfadadır. Önemli değişikliklerde sizi bilgilendirir ve gerektiğinde yeniden rızanızı isteriz.

Bu politika birden fazla dilde mevcuttur. Sürümler arasında fark olması hâlinde Hollandaca sürüm geçerlidir.