Kebijakan privasi

1. Siapa kami

VisaElevate™ adalah bagian dari ElevateInter™, terdaftar di Kamar Dagang Belanda (KvK) dengan nomor 98955411. ElevateInter™ adalah pengendali untuk pemrosesan yang dijelaskan dalam kebijakan ini. “VisaElevate” dan “kami” berarti ElevateInter™ dan nama dagangnya VisaElevate™.

VisaElevate™ adalah konsultan visa dan imigrasi swasta, tidak berafiliasi dengan instansi pemerintah mana pun. Kami tidak memberikan nasihat hukum, tetapi kami dapat menghubungkan Anda dengan profesional hukum yang berkualifikasi. Semua keputusan atas permohonan dibuat oleh otoritas yang berwenang.

Pertanyaan tentang privasi dapat dikirim ke info@visaelevate.com.

2. Data yang kami proses

Tergantung pada layanan yang Anda gunakan, kami memproses antara lain:

• Data identitas dan kontak: nama, tanggal lahir, kewarganegaraan, alamat, alamat e-mail, nomor telepon, dan preferensi kontak Anda.
• Data akun: data masuk, preferensi bahasa, pengaturan, persetujuan, dan kapan Anda masuk.
• Data untuk permohonan Anda: rincian tentang hubungan atau keluarga, perjalanan, tempat tinggal, pendidikan, pekerjaan, penghasilan dan aset Anda, serta data pasangan, tuan rumah, atau sponsor Anda di Belanda.
• Salinan dokumen: paspor, kartu identitas, izin tinggal, akta kelahiran, akta nikah dan surat keterangan belum menikah, rekening koran, slip gaji, kontrak kerja, polis asuransi, dan reservasi.
• Kategori khusus data pribadi, sejauh muncul dalam permohonan atau dokumen Anda: misalnya data tentang kesehatan (seperti tes TB), orientasi seksual (yang dapat terungkap dari hubungan pasangan), dan agama atau asal etnis (tercantum pada beberapa dokumen).
• Data catatan kriminal: misalnya surat keterangan berkelakuan baik atau SKCK yang diperlukan untuk suatu permohonan.
• Data anak di bawah umur: jika permohonan menyangkut anak, kami memproses data anak tersebut melalui orang tua atau wali sah.
• Nomor identitas, seperti nomor layanan warga negara Belanda (BSN) atau nomor ID Thailand, hanya jika otoritas memintanya.
• Data perjalanan: tanggal pilihan, tujuan, penumpang, bagasi, dan bantuan khusus.
• Data keuangan: penawaran harga, faktur, pembayaran, dan tunggakan pembayaran.
• Komunikasi: e-mail, pesan di portal, dan catatan percakapan, termasuk melalui WhatsApp atau saluran lain yang Anda pilih.
• Rujukan: data yang diberikan mitra kepada kami tentang Anda, serta status dan komisi rujukan tersebut.
• Data teknis: alamat IP, data perangkat dan peramban, file log, log keamanan, dan statistik situs web.

3. Mengapa kami memproses data dan atas dasar hukum apa

Kami hanya memproses data pribadi jika ada dasar hukumnya:

• Pelaksanaan kontrak (Pasal 6(1)(b) GDPR): untuk memberi Anda nasihat, mengelola berkas dan portal Anda, memeriksa dokumen, menyiapkan dan mengajukan permohonan, menjadwalkan janji temu, mencari dan memesan penerbangan, berkomunikasi dengan Anda, dan membuat faktur. Langkah yang Anda minta sebelum kontrak, seperti permintaan konsultasi, juga termasuk.
• Persetujuan eksplisit (Pasal 9(2)(a) GDPR dan Pasal 22(2)(a) Undang-Undang Pelaksanaan GDPR Belanda (UAVG); untuk data catatan kriminal Pasal 33 UAVG): untuk data kategori khusus dan catatan kriminal dalam permohonan dan dokumen Anda, seperti data tentang hubungan, kesehatan, anak, dan catatan kriminal Anda. Kami membutuhkan data ini untuk membantu Anda dengan permohonan visa, pemesanan penerbangan, dan layanan kami lainnya. Anda memberikan persetujuan ini melalui kotak centang yang Anda gunakan untuk mengirim permintaan dan menerima ketentuan kami, atau dengan mengunggah dokumen di portal klien, tempat hal ini dinyatakan. Anda selalu dapat menariknya; setelah itu kami tidak dapat lagi memproses data tersebut dan mungkin tidak dapat memberikan layanan (sepenuhnya).
• Kewajiban hukum (Pasal 6(1)(c) GDPR): misalnya penyimpanan pembukuan menurut undang-undang dan menjawab permintaan sah dari otoritas.
• Kepentingan sah (Pasal 6(1)(f) GDPR): untuk mengamankan sistem kami dan data Anda, mencegah penipuan dan penyalahgunaan, meningkatkan layanan kami, menyimpan arsip permohonan sebelumnya untuk tindak lanjut dan permohonan di masa depan, menagih pembayaran, mengajukan atau membela diri terhadap tuntutan hukum, menangani rujukan dari mitra, dan memberi tahu klien dan pemohon tentang layanan kami melalui e-mail. Anda selalu dapat mengajukan keberatan (lihat "Hak Anda").
• Persetujuan (Pasal 6(1)(a) GDPR): untuk menyimpan data lebih lama atas permintaan Anda.

4. Kecerdasan buatan (AI)

Jika memungkinkan, kami menggunakan alat AI untuk bekerja lebih cepat dan lebih teliti, misalnya untuk terjemahan, meringkas dokumen dan memeriksa kelengkapannya, serta menyusun draf teks.

Seorang karyawan VisaElevate memeriksa hasilnya. Kami tidak mengambil keputusan yang semata-mata didasarkan pada pemrosesan otomatis yang memiliki akibat hukum bagi Anda atau berdampak signifikan serupa (Pasal 22 GDPR). Keputusan atas permohonan selalu dibuat oleh otoritas yang berwenang.

Penyedia alat ini memproses data untuk kami berdasarkan ketentuan pemrosesan data mereka sendiri. Mereka mungkin berada di luar Wilayah Ekonomi Eropa (lihat "Transfer ke luar EEA"). Jika penyedia mengizinkan, kami memilih pengaturan agar data Anda tidak digunakan untuk melatih model AI. Kami tidak memiliki pengaruh atas sistem penyedia ini dan tidak bertanggung jawab atas insiden di sana yang sama sekali bukan tanggung jawab kami (Pasal 82(3) GDPR).

5. Dengan siapa kami membagikan data

Kami tidak menjual data Anda. Kami hanya membagikan data jika diperlukan untuk tujuan di atas, dengan:

• Pemerintah dan otoritas yang menangani permohonan Anda atau memintanya, seperti IND, kedutaan dan konsulat, pusat aplikasi visa (seperti VFS Global), pemerintah kota, dan kementerian Thailand. Kami melakukannya atas instruksi Anda.
• Penyedia layanan yang kami libatkan untuk Anda atau yang Anda pilih sendiri, seperti penerjemah (tersumpah), layanan legalisasi dan kurir, profesional hukum dan pengacara, notaris, maskapai penerbangan, agen perjalanan, platform pemesanan, dan perusahaan asuransi.
• Pemroses kami: penyedia hosting dan server, e-mail, penyimpanan dan cadangan, perangkat lunak, alat AI, statistik situs web, dan komunikasi. Kami membuat perjanjian pemrosesan data dengan mereka, atau ketentuan pemrosesan data mereka berlaku.
• Mitra yang merujuk Anda: hanya apakah Anda menjadi klien, status umum, dan komisinya. Tidak pernah dokumen Anda.
• Akuntan, bank, dan penyedia pembayaran kami, agen penagihan utang, dan penasihat hukum, untuk pembukuan, pembayaran, dan penagihan piutang kami.
• Otoritas yang berwenang, seperti polisi, peradilan, atau otoritas pajak, jika undang-undang mewajibkan kami.
• Penerus atau pengakuisisi, jika (sebagian) usaha kami dialihkan. Data Anda tetap tunduk pada kebijakan ini.

Kami memilih mitra dan penyedia kami dengan cermat dan bekerja sama dengan mereka dengan iktikad baik. Otoritas dan penyedia layanan independen, seperti penerjemah, profesional hukum, dan maskapai penerbangan, bertanggung jawab sendiri atas cara mereka memproses data Anda, berdasarkan ketentuan dan kebijakan privasi mereka sendiri. Tidak ada sistem atau perusahaan yang sepenuhnya aman. Kami tidak memiliki kendali atas sistem dan cara kerja pihak ketiga, termasuk penyedia hosting, e-mail, penyimpanan, dan AI kami, dan tidak bertanggung jawab atas kesalahan, gangguan, pelanggaran data, atau insiden lain pada pihak ketiga yang sama sekali bukan tanggung jawab kami (Pasal 82(3) GDPR). Kami tidak membagikan lebih dari yang diperlukan untuk permohonan Anda.

6. Transfer ke luar EEA

Staf kami bekerja di Belanda dan di Thailand, sehingga data dapat diakses dari Thailand. Kami juga menggunakan penyedia layanan di luar Wilayah Ekonomi Eropa, misalnya di Amerika Serikat.

Data yang diperlukan untuk permohonan Anda kepada otoritas atau penyedia layanan asing (seperti kedutaan Thailand, kementerian, atau maskapai penerbangan) ditransfer karena diperlukan untuk pelaksanaan kontrak dengan Anda (Pasal 49(1)(b) GDPR).

Untuk transfer lainnya, kami memastikan perlindungan yang memadai, seperti keputusan kecukupan Komisi Eropa (misalnya Kerangka Privasi Data UE–AS) atau klausul kontrak standar. Atas permintaan, kami memberi tahu Anda perlindungan mana yang berlaku.

7. Berapa lama kami menyimpan data

Kami menyimpan data tidak lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan pemrosesannya, atau selama yang diwajibkan undang-undang. Banyak klien kembali untuk langkah berikutnya: pertama visa Schengen, kemudian MVV, lalu anak (tiri), dan setelah lima tahun izin tinggal tetap atau naturalisasi. Karena itu kami menyimpan berkas Anda cukup lama agar Anda tidak perlu mengumpulkan dokumen lagi setiap kali. Dalam praktiknya:

• Akun, berkas, dan dokumen Anda: selama Anda menjadi klien kami, dan setelah itu hingga 5 tahun setelah kontak atau aktivitas terakhir Anda, untuk keberatan, banding, permohonan lanjutan, atau permohonan baru. Satu bulan sebelum kami menghapus akun yang tidak aktif, Anda menerima e-mail; jika Anda masuk, akun tetap disimpan.
• Atas permintaan Anda, kami menyimpan berkas Anda lebih lama sebagai arsip, misalnya untuk permohonan berikutnya, atau menghapusnya lebih awal (lihat "Hak Anda").
• Permintaan konsultasi dan penerbangan yang tidak menjadi berkas: 12 bulan.
• Faktur, pembayaran, dan data lain dari pembukuan kami: 7 tahun, karena jangka waktu penyimpanan pajak menurut undang-undang.
• Data yang diperlukan untuk faktur yang belum dibayar, sengketa (yang mengancam), atau keluhan: hingga sepenuhnya diselesaikan dan jangka waktu kedaluwarsa menurut undang-undang telah berakhir.
• Berita e-mail: hingga Anda berhenti berlangganan. Setelah itu kami hanya menyimpan fakta bahwa Anda telah berhenti berlangganan, agar kami tidak menghubungi Anda lagi.
• Salinan e-mail yang dikirim: 30 hari. Log keamanan dan audit: 24 bulan.
• Cadangan: terenkripsi, disimpan untuk waktu terbatas dalam rotasi tetap. Data yang dihapus kemudian juga hilang dari cadangan.

Jangka waktu yang berbeda dimungkinkan jika undang-undang mewajibkannya atau jika diperlukan untuk membela diri terhadap tuntutan. Kami boleh terus menggunakan templat, teks, dan contoh yang kami buat dalam bentuk anonim, tanpa data pribadi Anda. Data yang diarsipkan hanya digunakan untuk tujuan penyimpanannya.

8. Keamanan

• Dokumen disimpan dalam keadaan terenkripsi dan hanya ditampilkan melalui portal aman kami. Tidak ada tautan publik ke dokumen Anda.
• Hanya staf yang menangani berkas Anda yang memiliki akses, berdasarkan peran mereka. Mereka masuk dengan verifikasi dua langkah.
• Setiap kali dokumen dilihat atau diubah, hal itu dicatat dalam log audit.
• Server kami berada di Uni Eropa. Cadangan dienkripsi dan disimpan terpisah dari kuncinya.
• Staf dan pemroses terikat kewajiban kerahasiaan.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Jika kami menemukan pelanggaran data, kami bertindak sesuai ketentuan undang-undang: jika perlu kami melaporkannya kepada Otoritas Perlindungan Data Belanda dan memberi tahu Anda jika pelanggaran tersebut kemungkinan besar menimbulkan risiko tinggi bagi Anda.

Jika Anda mengirim dokumen kepada kami melalui saluran selain portal, seperti e-mail biasa atau WhatsApp, Anda melakukannya atas pilihan sendiri dan saluran tersebut tunduk pada ketentuan penyedianya. Harap gunakan portal jika memungkinkan.

9. Hak Anda

Anda berhak untuk:

• mengakses data Anda dan menerima salinannya;
• memperbaiki data yang salah;
• menghapus data Anda;
• membatasi pemrosesan;
• mengajukan keberatan terhadap pemrosesan berdasarkan kepentingan sah, dan selalu terhadap pemasaran langsung;
• menerima data Anda dalam format umum atau memindahkannya;
• menarik persetujuan Anda. Ini berlaku untuk masa depan: apa yang telah dilakukan dengan persetujuan Anda sebelumnya tetap sah.

Kirim permintaan Anda ke info@visaelevate.com dari alamat e-mail yang kami kenal sebagai milik Anda, atau gunakan pilihan privasi di portal klien. Kami dapat meminta Anda membuktikan identitas. Kami membalas dalam waktu satu bulan. Untuk permintaan yang rumit atau banyak, jangka waktu ini dapat diperpanjang dua bulan; kami akan memberi tahu Anda.

Permintaan tidak dipungut biaya. Untuk salinan tambahan kami dapat mengenakan biaya yang wajar (Pasal 15(3) GDPR). Jika permintaan jelas tidak berdasar atau berlebihan, misalnya karena berulang, kami dapat mengenakan biaya yang wajar untuk biaya administrasi atau menolak permintaan tersebut (Pasal 12(5) GDPR).

Penghapusan tidak selalu dapat dilakukan (segera). Kami dapat menyimpan data yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum, seperti jangka waktu penyimpanan pajak, atau untuk menetapkan, melaksanakan, atau membela tuntutan hukum (Pasal 17(3) GDPR). Jika masih ada faktur yang belum dibayar, kami menyimpan berkas Anda, beserta dokumen dan pekerjaan yang kami siapkan untuk Anda, sebagai bukti pekerjaan kami dan untuk menagih faktur tersebut, hingga dibayar. Hak akses memberi Anda salinan data pribadi Anda; dokumen, surat, formulir, dan pekerjaan lain yang kami buat untuk Anda diserahkan setelah pembayaran. Jika Anda menarik persetujuan atau menghapus data Anda saat permohonan masih berjalan, kami mungkin tidak dapat menyelesaikan layanan. Pekerjaan yang telah dilakukan tetap harus dibayar berdasarkan ketentuan layanan kami.

Tidak setuju dengan cara kami menangani data Anda? Beri tahu kami. Anda juga dapat mengajukan keluhan kepada Otoritas Perlindungan Data Belanda (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Berita dan penawaran

Sesekali kami mengirimkan berita dan penawaran tentang layanan kami melalui e-mail kepada klien dan orang yang meminta konsultasi atau layanan lain dari kami (kepentingan sah; Pasal 11.7 Undang-Undang Telekomunikasi Belanda). Orang lain hanya menerima berita jika mereka telah memberikan persetujuan.

Setiap pesan menjelaskan cara berhenti berlangganan dengan satu klik. Anda juga dapat berhenti berlangganan di portal klien atau melalui info@visaelevate.com. Pesan tentang permohonan Anda yang sedang berjalan, akun, dan faktur Anda bukan pemasaran; Anda menerimanya selama Anda menjadi klien.

11. Cookie

Di situs web kami, kami menggunakan penyimpanan yang benar-benar diperlukan dan cookie statistik dari Google Analytics 4. Cookie ini menunjukkan kepada kami secara sederhana bagaimana pengunjung menggunakan situs web dan kira-kira dari mana mereka berasal (negara dan kota), agar kami dapat meningkatkannya. Kami tidak menggunakan cookie iklan dan tidak pernah mengirim nama, alamat e-mail, atau dokumen ke Google. Statistik aktif secara default (kepentingan sah). Anda dapat menolaknya kapan saja dengan satu klik di pemberitahuan cookie atau melalui "Pengaturan cookie" di bagian bawah setiap halaman; kami lalu segera berhenti mengukur dan menghapus cookie statistik. Baca selengkapnya di halaman cookie kami. Portal klien dan CRM tidak menggunakan cookie statistik atau iklan.

12. Perubahan dan bahasa

Kami dapat mengubah kebijakan privasi ini, misalnya untuk layanan baru atau aturan baru. Versi terbaru selalu ada di halaman ini. Untuk perubahan penting, kami memberi tahu Anda dan, jika perlu, meminta persetujuan Anda kembali.

Kebijakan ini tersedia dalam beberapa bahasa. Jika terdapat perbedaan antarversi, versi bahasa Belanda yang berlaku.