Dasar privasi

1. Siapa kami

VisaElevate™ ialah sebahagian daripada ElevateInter™, berdaftar dengan Dewan Perniagaan Belanda (KvK) di bawah nombor 98955411. ElevateInter™ ialah pengawal bagi pemprosesan yang diterangkan dalam dasar ini. “VisaElevate” dan “kami” bermaksud ElevateInter™ dan nama dagangannya VisaElevate™.

VisaElevate™ ialah perunding visa dan imigresen swasta, tidak bergabung dengan mana-mana agensi kerajaan. Kami tidak memberi nasihat undang-undang, tetapi kami boleh menghubungkan anda dengan profesional undang-undang yang berkelayakan. Semua keputusan mengenai permohonan dibuat oleh pihak berkuasa yang berwibawa.

Soalan tentang privasi boleh dihantar ke info@visaelevate.com.

2. Data yang kami proses

Bergantung pada perkhidmatan yang anda gunakan, kami memproses antara lain:

• Butiran pengenalan dan hubungan: nama, tarikh lahir, kewarganegaraan, alamat, alamat e-mel, nombor telefon dan pilihan hubungan anda.
• Butiran akaun: butiran log masuk, pilihan bahasa, tetapan, persetujuan dan bila anda log masuk.
• Data untuk permohonan anda: butiran tentang hubungan atau keluarga, perjalanan, tempat tinggal, pendidikan, pekerjaan, pendapatan dan aset anda, serta butiran pasangan, tuan rumah atau penaja anda di Belanda.
• Salinan dokumen: pasport, kad pengenalan, permit kediaman, sijil kelahiran, perkahwinan dan status bujang, penyata bank, slip gaji, kontrak pekerjaan, polisi insurans dan tempahan.
• Kategori khas data peribadi, jika ia terdapat dalam permohonan atau dokumen anda: contohnya data tentang kesihatan (seperti ujian TB), orientasi seksual (yang boleh didedahkan oleh hubungan pasangan) dan agama atau asal etnik (ditunjukkan pada sesetengah dokumen).
• Data rekod jenayah: contohnya sijil kelakuan baik atau pelepasan polis yang berkaitan dengan permohonan.
• Data kanak-kanak: jika permohonan melibatkan kanak-kanak, kami memproses data kanak-kanak itu melalui ibu bapa atau penjaga sah.
• Nombor pengenalan, seperti nombor perkhidmatan warganegara Belanda (BSN) atau nombor ID Thai, hanya apabila pihak berkuasa memintanya.
• Butiran perjalanan: tarikh pilihan, destinasi, penumpang, bagasi dan bantuan khas.
• Data kewangan: sebut harga, invois, pembayaran dan tunggakan bayaran.
• Komunikasi: e-mel, mesej dalam portal dan nota perbualan, termasuk melalui WhatsApp atau saluran lain yang anda pilih.
• Rujukan: butiran yang diberikan oleh rakan kongsi kepada kami tentang anda, serta status dan yuran rujukan itu.
• Data teknikal: alamat IP, data peranti dan pelayar, fail log, log keselamatan dan statistik laman web.

3. Mengapa kami memproses data dan atas asas undang-undang apa

Kami hanya memproses data peribadi apabila terdapat asas undang-undang untuknya:

• Pelaksanaan kontrak (Perkara 6(1)(b) GDPR): untuk menasihati anda, menyimpan fail dan portal anda, menyemak dokumen, menyediakan dan mengemukakan permohonan, menjadualkan janji temu, mencari dan menempah penerbangan, berkomunikasi dengan anda dan mengeluarkan invois. Langkah yang anda minta sebelum kontrak, seperti permintaan konsultasi, juga termasuk.
• Persetujuan nyata (Perkara 9(2)(a) GDPR dan Perkara 22(2)(a) Akta Pelaksanaan GDPR Belanda (UAVG); bagi data rekod jenayah Perkara 33 UAVG): untuk data kategori khas dan rekod jenayah dalam permohonan dan dokumen anda, seperti data tentang hubungan, kesihatan, anak-anak dan rekod jenayah anda. Kami memerlukan data ini untuk membantu anda dengan permohonan visa, tempahan penerbangan dan perkhidmatan kami yang lain. Anda memberi persetujuan ini dengan kotak semak yang anda gunakan untuk menghantar permintaan dan menerima terma kami, atau dengan memuat naik dokumen dalam portal pelanggan, di mana perkara ini dinyatakan. Anda sentiasa boleh menariknya balik; selepas itu kami tidak lagi boleh memproses data tersebut dan mungkin tidak dapat menyediakan perkhidmatan (sepenuhnya).
• Kewajipan undang-undang (Perkara 6(1)(c) GDPR): contohnya penyimpanan akaun secara statutori dan menjawab permintaan sah daripada pihak berkuasa.
• Kepentingan sah (Perkara 6(1)(f) GDPR): untuk melindungi sistem kami dan data anda, mencegah penipuan dan penyalahgunaan, menambah baik perkhidmatan kami, menyimpan arkib permohonan terdahulu untuk susulan dan permohonan akan datang, mengutip bayaran, membawa atau mempertahankan tuntutan undang-undang, mengendalikan rujukan daripada rakan kongsi dan memaklumkan pelanggan dan pemohon tentang perkhidmatan kami melalui e-mel. Anda sentiasa boleh membantah (lihat "Hak anda").
• Persetujuan (Perkara 6(1)(a) GDPR): untuk menyimpan data lebih lama apabila anda memintanya.

4. Kecerdasan buatan (AI)

Jika boleh, kami menggunakan alat AI untuk bekerja lebih pantas dan lebih teliti, contohnya untuk terjemahan, meringkaskan dokumen dan menyemak kelengkapannya, serta merangka teks.

Seorang pekerja VisaElevate menyemak hasilnya. Kami tidak membuat keputusan semata-mata berdasarkan pemprosesan automatik yang mempunyai kesan undang-undang terhadap anda atau memberi kesan ketara yang serupa (Perkara 22 GDPR). Keputusan mengenai permohonan sentiasa dibuat oleh pihak berkuasa yang berwibawa.

Penyedia alat ini memproses data untuk kami di bawah terma pemprosesan data mereka sendiri. Mereka mungkin berada di luar Kawasan Ekonomi Eropah (lihat "Pemindahan ke luar EEA"). Jika penyedia membenarkannya, kami memilih tetapan di mana data anda tidak digunakan untuk melatih model AI. Kami tidak mempunyai pengaruh ke atas sistem penyedia ini dan tidak bertanggungjawab atas insiden di sana yang kami sama sekali tidak bertanggungjawab (Perkara 82(3) GDPR).

5. Dengan siapa kami berkongsi data

Kami tidak menjual data anda. Kami hanya berkongsi data apabila perlu untuk tujuan di atas, dengan:

• Kerajaan dan pihak berkuasa yang mengendalikan permohonan anda atau memintanya, seperti IND, kedutaan dan konsulat, pusat permohonan visa (seperti VFS Global), majlis perbandaran dan kementerian Thai. Kami melakukannya atas arahan anda.
• Penyedia perkhidmatan yang kami libatkan untuk anda atau yang anda pilih sendiri, seperti penterjemah (bersumpah), perkhidmatan pengesahan dan kurier, profesional undang-undang dan peguam, notari, syarikat penerbangan, agensi pelancongan, platform tempahan dan penanggung insurans.
• Pemproses kami: penyedia pengehosan dan pelayan, e-mel, storan dan sandaran, perisian, alat AI, statistik laman web dan komunikasi. Kami membuat perjanjian pemprosesan data dengan mereka, atau terma pemprosesan data mereka terpakai.
• Rakan kongsi yang merujuk anda: hanya sama ada anda menjadi pelanggan, status umum dan yuran. Tidak sekali-kali dokumen anda.
• Akauntan, bank dan penyedia pembayaran kami, agensi kutipan hutang dan penasihat undang-undang, untuk akaun, pembayaran dan kutipan tuntutan kami.
• Pihak berkuasa yang berwibawa, seperti polis, badan kehakiman atau pihak berkuasa cukai, apabila undang-undang mewajibkan kami.
• Pengganti atau pemeroleh, jika (sebahagian) perniagaan kami dipindahkan. Data anda kekal dilindungi oleh dasar ini.

Kami memilih rakan kongsi dan penyedia kami dengan teliti dan bekerjasama dengan mereka dengan suci hati. Pihak berkuasa dan penyedia perkhidmatan bebas, seperti penterjemah, profesional undang-undang dan syarikat penerbangan, bertanggungjawab sendiri atas cara mereka memproses data anda, di bawah terma dan dasar privasi mereka sendiri. Tiada sistem atau syarikat yang selamat sepenuhnya. Kami tidak mempunyai kawalan ke atas sistem dan cara kerja pihak ketiga, termasuk penyedia pengehosan, e-mel, storan dan AI kami, dan tidak bertanggungjawab atas kesilapan, gangguan, pelanggaran data atau insiden lain di pihak ketiga yang kami sama sekali tidak bertanggungjawab (Perkara 82(3) GDPR). Kami tidak berkongsi lebih daripada yang diperlukan oleh permohonan anda.

6. Pemindahan ke luar EEA

Kakitangan kami bekerja di Belanda dan di Thailand, jadi data mungkin diakses dari Thailand. Kami juga menggunakan penyedia perkhidmatan di luar Kawasan Ekonomi Eropah, contohnya di Amerika Syarikat.

Data yang diperlukan untuk permohonan anda dengan pihak berkuasa atau penyedia perkhidmatan asing (seperti kedutaan Thai, kementerian atau syarikat penerbangan) dipindahkan kerana ia perlu untuk pelaksanaan kontrak dengan anda (Perkara 49(1)(b) GDPR).

Bagi pemindahan lain, kami memastikan perlindungan yang sesuai, seperti keputusan kecukupan Suruhanjaya Eropah (contohnya Rangka Kerja Privasi Data EU–AS) atau klausa kontrak standard. Atas permintaan, kami memberitahu anda perlindungan mana yang terpakai.

7. Berapa lama kami menyimpan data

Kami menyimpan data tidak lebih lama daripada yang diperlukan untuk tujuan pemprosesannya, atau selama yang dikehendaki oleh undang-undang. Ramai pelanggan kembali untuk langkah seterusnya: mula-mula visa Schengen, kemudian MVV, selepas itu anak-anak (tiri), dan selepas lima tahun permit kediaman tetap atau naturalisasi. Oleh itu kami menyimpan fail anda cukup lama supaya anda tidak perlu mengumpul dokumen semula setiap kali. Dalam amalan:

• Akaun, fail dan dokumen anda: selagi anda pelanggan kami, dan selepas itu sehingga 5 tahun selepas hubungan atau aktiviti terakhir anda, untuk bantahan, rayuan, permohonan susulan atau permohonan baharu. Sebulan sebelum kami memadam akaun tidak aktif, anda menerima e-mel; jika anda log masuk, akaun itu disimpan.
• Atas permintaan anda, kami menyimpan fail anda lebih lama sebagai arkib, contohnya untuk permohonan kemudian, atau memadamnya lebih awal (lihat "Hak anda").
• Permintaan konsultasi dan penerbangan yang tidak menjadi fail: 12 bulan.
• Invois, pembayaran dan data lain daripada akaun kami: 7 tahun, kerana tempoh penyimpanan cukai statutori.
• Data yang diperlukan untuk invois yang belum dibayar, pertikaian (yang diancam) atau aduan: sehingga ia diselesaikan sepenuhnya dan tempoh had masa statutori telah tamat.
• Berita e-mel: sehingga anda berhenti melanggan. Selepas itu kami hanya menyimpan fakta bahawa anda telah berhenti melanggan, supaya kami tidak menghubungi anda lagi.
• Salinan e-mel yang dihantar: 30 hari. Log keselamatan dan audit: 24 bulan.
• Sandaran: disulitkan, disimpan untuk tempoh terhad dalam putaran tetap. Data yang dipadam kemudian turut hilang daripada sandaran.

Tempoh yang berbeza mungkin jika undang-undang mewajibkannya atau jika ia perlu untuk mempertahankan diri daripada tuntutan. Kami boleh terus menggunakan templat, teks dan contoh yang kami hasilkan dalam bentuk tanpa nama, tanpa data peribadi anda. Data yang diarkibkan hanya digunakan untuk tujuan ia disimpan.

8. Keselamatan

• Dokumen disimpan secara disulitkan dan hanya ditunjukkan melalui portal selamat kami. Tiada pautan awam ke dokumen anda.
• Hanya kakitangan yang mengendalikan fail anda mempunyai akses, berdasarkan peranan mereka. Mereka log masuk dengan pengesahan dua langkah.
• Setiap paparan dan perubahan dokumen direkodkan dalam log audit.
• Pelayan kami berada di Kesatuan Eropah. Sandaran disulitkan dan disimpan berasingan daripada kunci.
• Kakitangan dan pemproses terikat dengan kerahsiaan.

Tiada sistem yang selamat sepenuhnya. Jika kami menemui pelanggaran data, kami bertindak seperti yang dikehendaki undang-undang: jika perlu kami melaporkannya kepada Pihak Berkuasa Perlindungan Data Belanda dan memaklumkan anda jika pelanggaran itu mungkin mengakibatkan risiko tinggi kepada anda.

Jika anda menghantar dokumen kepada kami melalui saluran selain portal, seperti e-mel biasa atau WhatsApp, anda melakukannya atas pilihan sendiri dan saluran tersebut tertakluk kepada terma penyedianya. Sila gunakan portal jika boleh.

9. Hak anda

Anda berhak untuk:

• mengakses data anda dan menerima salinannya;
• membetulkan data yang tidak tepat;
• memadam data anda;
• menyekat pemprosesan;
• membantah pemprosesan berdasarkan kepentingan sah, dan sentiasa terhadap pemasaran langsung;
• menerima data anda dalam format biasa atau memindahkannya;
• menarik balik persetujuan anda. Ini terpakai untuk masa depan: apa yang dilakukan dengan persetujuan anda sebelum ini kekal sah.

Hantar permintaan anda ke info@visaelevate.com daripada alamat e-mel yang kami kenali anda, atau gunakan pilihan privasi dalam portal pelanggan. Kami mungkin meminta anda membuktikan identiti. Kami membalas dalam masa sebulan. Bagi permintaan yang kompleks atau banyak, tempoh ini boleh dilanjutkan dua bulan; kami akan memaklumkan anda.

Permintaan adalah percuma. Untuk salinan tambahan kami boleh mengenakan yuran yang munasabah (Perkara 15(3) GDPR). Jika permintaan jelas tidak berasas atau berlebihan, contohnya kerana ia berulang, kami boleh mengenakan yuran yang munasabah untuk kos pentadbiran atau menolak permintaan itu (Perkara 12(5) GDPR).

Pemadaman tidak selalu mungkin (dengan serta-merta). Kami boleh menyimpan data yang diperlukan untuk mematuhi kewajipan undang-undang, seperti tempoh penyimpanan cukai, atau untuk mewujudkan, melaksanakan atau mempertahankan tuntutan undang-undang (Perkara 17(3) GDPR). Jika masih ada invois yang belum dibayar, kami menyimpan fail anda, bersama dokumen dan kerja yang kami sediakan untuk anda, sebagai bukti kerja kami dan untuk mengutip invois itu, sehingga ia dibayar. Hak akses memberi anda salinan data peribadi anda; dokumen, surat, borang dan kerja lain yang kami sediakan untuk anda diserahkan selepas pembayaran. Jika anda menarik balik persetujuan atau memadam data anda semasa permohonan sedang berjalan, kami mungkin tidak dapat menyelesaikan perkhidmatan. Kerja yang telah dilakukan kekal perlu dibayar menurut terma perkhidmatan kami.

Tidak bersetuju dengan cara kami mengendalikan data anda? Beritahu kami. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pihak Berkuasa Perlindungan Data Belanda (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Berita dan tawaran

Dari semasa ke semasa kami menghantar berita dan tawaran tentang perkhidmatan kami melalui e-mel kepada pelanggan dan orang yang meminta konsultasi atau perkhidmatan lain daripada kami (kepentingan sah; Perkara 11.7 Akta Telekomunikasi Belanda). Orang lain hanya menerima berita jika mereka telah memberi persetujuan.

Setiap mesej menerangkan cara berhenti melanggan dengan satu klik. Anda juga boleh berhenti melanggan dalam portal pelanggan atau melalui info@visaelevate.com. Mesej tentang permohonan anda yang sedang berjalan, akaun dan invois anda bukan pemasaran; anda menerimanya selagi anda pelanggan.

11. Kuki

Di laman web kami, kami menggunakan storan yang benar-benar perlu dan kuki statistik daripada Google Analytics 4. Kuki ini menunjukkan kepada kami secara ringkas cara pelawat menggunakan laman web dan dari mana mereka datang secara kasar (negara dan bandar), supaya kami dapat menambah baiknya. Kami tidak menggunakan kuki pengiklanan dan tidak sekali-kali menghantar nama, alamat e-mel atau dokumen kepada Google. Statistik dihidupkan secara lalai (kepentingan sah). Anda boleh menolaknya pada bila-bila masa dengan satu klik dalam notis kuki atau melalui "Tetapan kuki" di bahagian bawah setiap halaman; kami kemudian berhenti mengukur serta-merta dan memadam kuki statistik. Baca lebih lanjut di halaman kuki kami. Portal pelanggan dan CRM tidak menggunakan kuki statistik atau pengiklanan.

12. Perubahan dan bahasa

Kami boleh mengubah dasar privasi ini, contohnya untuk perkhidmatan baharu atau peraturan baharu. Versi semasa sentiasa ada di halaman ini. Untuk perubahan penting kami memaklumkan anda dan, jika perlu, meminta persetujuan anda sekali lagi.

Dasar ini tersedia dalam beberapa bahasa. Jika versi berbeza, versi bahasa Belanda diguna pakai.