Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

VisaElevate™ is onderdeel van ElevateInter™, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98955411. ElevateInter™ is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Met "VisaElevate", "wij" en "ons" bedoelen wij ElevateInter™ en haar handelsnaam VisaElevate™.

VisaElevate™ is een particulier visum- en immigratieadviesbureau, niet verbonden aan een overheidsinstantie. Wij geven geen juridisch advies, maar kunnen je in contact brengen met gekwalificeerde juristen. Alle besluiten over aanvragen worden genomen door de bevoegde instanties.

Vragen over privacy stel je via info@visaelevate.com.

2. Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van de dienst die je afneemt, verwerken wij onder meer:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, adres, e-mailadres, telefoonnummer en je voorkeur voor contact.
• Accountgegevens: inloggegevens, taalvoorkeur, instellingen, toestemmingen en de momenten waarop je inlogt.
• Gegevens voor je aanvraag: gegevens over je relatie of gezin, reizen, verblijf, opleiding, werk, inkomen en vermogen, en de gegevens van je partner, gastheer of referent in Nederland.
• Kopieën van documenten: paspoort, identiteitsbewijs, verblijfsvergunning, geboorte-, huwelijks- en ongehuwdheidsakten, bankafschriften, loonstroken, arbeidscontracten, verzekeringspolissen en reserveringen.
• Bijzondere persoonsgegevens, voor zover die in je aanvraag of documenten voorkomen: bijvoorbeeld gegevens over gezondheid (zoals een tbc-test), seksuele geaardheid (die uit een partnerrelatie kan blijken) en godsdienst of etnische afkomst (die op sommige documenten staan).
• Strafrechtelijke gegevens: bijvoorbeeld een verklaring omtrent antecedenten of een politieverklaring die bij een aanvraag hoort.
• Gegevens van minderjarigen: als een aanvraag een kind betreft, verwerken wij de gegevens van het kind via de ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
• Identificatienummers, zoals een burgerservicenummer of Thais identiteitsnummer, alleen als een instantie daarom vraagt.
• Reisgegevens: gewenste data, bestemmingen, reizigers, bagage en bijzondere assistentie.
• Financiële gegevens: offertes, facturen, betalingen en betaalachterstanden.
• Communicatie: e-mails, berichten in het portaal en notities van gesprekken, ook via WhatsApp of andere kanalen die jij kiest.
• Doorverwijzingen: de gegevens die een partner over jou aan ons geeft, en de status en vergoeding van die doorverwijzing.
• Technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browsergegevens, logbestanden, beveiligingslogs en statistieken over websitebezoek.

3. Waarom wij gegevens verwerken en op welke grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een grondslag voor is:

• Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): om je te adviseren, je dossier en portaal bij te houden, documenten te controleren, aanvragen voor te bereiden en in te dienen, afspraken te plannen, vliegtickets te zoeken en te boeken, met je te communiceren en te factureren. Ook stappen die je vóór een overeenkomst zelf vraagt, zoals een consultaanvraag, vallen hieronder.
• Uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG en artikel 22 lid 2 sub a UAVG; voor strafrechtelijke gegevens artikel 33 UAVG): voor de bijzondere en strafrechtelijke gegevens in je aanvraag en documenten, zoals gegevens over je relatie, gezondheid, kinderen en strafrechtelijk verleden. Die hebben wij nodig om je te helpen met je visumaanvraag, het boeken van vliegtickets en onze andere diensten. Je geeft deze toestemming met het vinkje waarmee je je aanvraag verstuurt en onze voorwaarden accepteert, of door documenten te uploaden in het klantportaal, waar dit bij staat. Je kunt de toestemming altijd intrekken; daarna kunnen wij die gegevens niet meer verwerken en de dienst mogelijk niet (volledig) leveren.
• Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG): bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht van onze administratie en het beantwoorden van bevoegde vorderingen van instanties.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): om onze systemen en jouw gegevens te beveiligen, fraude en misbruik te voorkomen, onze dienstverlening te verbeteren, een archief bij te houden van eerdere aanvragen voor vervolg- en toekomstige aanvragen, betalingen te innen, een rechtsvordering in te stellen of ons te verdedigen, doorverwijzingen van partners af te handelen en klanten en aanvragers per e-mail te informeren over onze diensten. Je kunt hiertegen altijd bezwaar maken (zie "Jouw rechten").
• Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG): voor het langer bewaren van gegevens als je daarom vraagt.

4. Kunstmatige intelligentie (AI)

Waar mogelijk gebruiken wij AI-hulpmiddelen om sneller en zorgvuldiger te werken, bijvoorbeeld voor vertalingen, het samenvatten en op volledigheid controleren van documenten, en het opstellen van teksten.

Een medewerker van VisaElevate controleert de uitkomst. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen (artikel 22 AVG). Besluiten over aanvragen neemt bovendien altijd de bevoegde instantie.

De aanbieders van deze hulpmiddelen verwerken gegevens voor ons volgens hun eigen verwerkersvoorwaarden. Zij kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn (zie "Doorgifte buiten de EER"). Waar de aanbieder dat mogelijk maakt, kiezen wij instellingen waarbij je gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen te trainen. Wij hebben geen invloed op de systemen van deze aanbieders en zijn niet aansprakelijk voor incidenten daar waarvoor wij op geen enkele wijze verantwoordelijk zijn (artikel 82 lid 3 AVG).

5. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens niet. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen hierboven, met:

• Overheden en instanties waar je aanvraag wordt behandeld of die erom vragen, zoals de IND, ambassades en consulaten, visumaanvraagcentra (zoals VFS Global), gemeenten en Thaise ministeries. Dat doen wij in jouw opdracht.
• Dienstverleners die wij voor jou inschakelen of die jij zelf kiest, zoals (beëdigd) vertalers, legalisatie- en koeriersdiensten, juristen en advocaten, notarissen, luchtvaartmaatschappijen, reisorganisaties, boekingsplatforms en verzekeraars.
• Onze verwerkers: leveranciers van hosting en servers, e-mail, opslag en back-ups, software, AI-hulpmiddelen, websitestatistieken en communicatie. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst, of hun verwerkersvoorwaarden zijn van toepassing.
• De partner die jou heeft doorverwezen: alleen of je klant bent geworden, de stand van zaken op hoofdlijnen en de vergoeding. Nooit je documenten.
• Onze accountant, bank- en betaaldienstverleners, incassobureaus en juridisch adviseurs, voor onze administratie, betalingen en het innen van vorderingen.
• Bevoegde instanties, zoals politie, justitie of de Belastingdienst, als de wet ons daartoe verplicht.
• Een opvolger of overnemende partij, als (een deel van) onze onderneming wordt overgedragen. Je gegevens blijven dan onder deze verklaring vallen.

Wij kiezen onze partners en leveranciers met zorg en werken met hen te goeder trouw samen. Instanties en zelfstandige dienstverleners, zoals vertalers, juristen en luchtvaartmaatschappijen, zijn zelf verantwoordelijk voor hoe zij je gegevens verwerken, volgens hun eigen voorwaarden en privacyverklaring. Geen enkel systeem of bedrijf is volledig veilig. Wij hebben geen zeggenschap over de systemen en werkwijze van derden, ook niet van onze leveranciers van hosting, e-mail, opslag en AI, en zijn niet aansprakelijk voor een fout, storing, datalek of ander incident bij een derde waarvoor wij op geen enkele wijze verantwoordelijk zijn (artikel 82 lid 3 AVG). Wij delen met hen niet meer dan nodig is voor jouw aanvraag.

6. Doorgifte buiten de EER

Onze medewerkers werken in Nederland en in Thailand. Gegevens kunnen daarom vanuit Thailand worden ingezien. Ook gebruiken wij dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.

Gegevens die nodig zijn voor jouw aanvraag bij een buitenlandse instantie of dienstverlener (zoals een Thaise ambassade, een ministerie of een luchtvaartmaatschappij) geven wij door omdat dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou (artikel 49 lid 1 sub b AVG).

Voor andere doorgiften zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen. Op verzoek vertellen wij je welke waarborg geldt.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of zo lang als de wet ons verplicht. Veel klanten komen terug voor een volgende stap: eerst een Schengenvisum, later een MVV, daarna de (stief)kinderen, en na vijf jaar een verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd of naturalisatie. Daarom bewaren wij je dossier zo lang dat je niet steeds opnieuw documenten hoeft te verzamelen. Concreet:

• Je account, dossier en documenten: zolang je klant bent, en daarna tot 5 jaar na je laatste contact of activiteit, voor bezwaar, beroep, een vervolgaanvraag of een nieuwe aanvraag. Een maand voordat wij een inactief account verwijderen, krijg je een e-mail; log je in, dan blijft het bewaard.
• Op jouw verzoek bewaren wij je dossier langer als archief, bijvoorbeeld voor een latere aanvraag, of verwijderen wij het eerder (zie "Jouw rechten").
• Consultaanvragen en vliegticketaanvragen die geen dossier zijn geworden: 12 maanden.
• Facturen, betalingen en andere gegevens uit onze administratie: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Gegevens die nodig zijn voor een openstaande factuur, een (dreigend) geschil of een klacht: tot die volledig is afgehandeld en de wettelijke verjaringstermijn is verstreken.
• E-mailnieuws: tot je je afmeldt. Daarna bewaren wij alleen dat je je hebt afgemeld, zodat wij je niet opnieuw benaderen.
• Kopieën van verzonden e-mails: 30 dagen. Beveiligings- en auditlogs: 24 maanden.
• Back-ups: versleuteld, een beperkte tijd bewaard in een vaste rotatie. Verwijderde gegevens verdwijnen daarna ook uit de back-ups.

Een andere termijn is mogelijk als de wet dat vraagt of als het nodig is om ons te verdedigen tegen een vordering. Sjablonen, teksten en voorbeelden die wij maken, mogen wij in geanonimiseerde vorm, dus zonder jouw persoonsgegevens, blijven gebruiken. Gegevens in een archief gebruiken wij alleen voor het doel waarvoor ze zijn bewaard.

8. Beveiliging

• Documenten worden versleuteld opgeslagen en alleen via ons beveiligde portaal getoond. Er bestaan geen openbare links naar je documenten.
• Alleen medewerkers die aan jouw dossier werken hebben toegang, op basis van hun rol. Zij loggen in met verificatie in twee stappen.
• Elke inzage en wijziging van documenten wordt vastgelegd in een auditlog.
• Onze servers staan in de Europese Unie. Back-ups zijn versleuteld en worden apart van de sleutels bewaard.
• Medewerkers en verwerkers zijn tot geheimhouding verplicht.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Ontdekken wij een datalek, dan handelen wij volgens de wet: wij melden het waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren je als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor je oplevert.

Stuur je ons documenten via andere kanalen dan het portaal, zoals gewone e-mail of WhatsApp, dan doe je dat op eigen keuze en vallen die kanalen onder de voorwaarden van hun aanbieders. Gebruik bij voorkeur het portaal.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen;
• je toestemming in te trekken. Dat geldt voor de toekomst: wat daarvoor met toestemming is gebeurd, blijft rechtmatig.

Stuur je verzoek naar info@visaelevate.com vanaf het e-mailadres dat wij van je kennen, of gebruik de privacykeuzes in het klantportaal. Wij kunnen je vragen je identiteit aan te tonen. Wij reageren binnen een maand. Bij complexe of veel verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten wij je dan weten.

Een verzoek is kosteloos. Voor extra kopieën mogen wij een redelijke vergoeding vragen (artikel 15 lid 3 AVG). Is een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig, bijvoorbeeld omdat het steeds wordt herhaald, dan mogen wij een redelijke vergoeding voor de administratieve kosten vragen of het verzoek weigeren (artikel 12 lid 5 AVG).

Verwijdering is niet altijd (direct) mogelijk. Wij mogen gegevens bewaren die wij nodig hebben om aan een wettelijke plicht te voldoen, zoals de fiscale bewaarplicht, of om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen (artikel 17 lid 3 AVG). Staat er nog een factuur open, dan bewaren wij je dossier, met de documenten en het werk dat wij voor je hebben voorbereid, als bewijs van ons werk en om de factuur te innen, totdat die is voldaan. Het recht op inzage geeft je een kopie van je persoonsgegevens; documenten, brieven, formulieren en ander werk dat wij voor je maken, leveren wij na betaling. Trek je je toestemming in of laat je gegevens verwijderen terwijl je aanvraag loopt, dan kunnen wij de dienst mogelijk niet afronden. Het werk dat al is gedaan, blijft verschuldigd volgens onze algemene voorwaarden.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Nieuws en aanbiedingen

Klanten en mensen die bij ons een consult of andere dienst aanvragen, sturen wij af en toe per e-mail nieuws en aanbiedingen over onze diensten (gerechtvaardigd belang; artikel 11.7 Telecommunicatiewet). Anderen ontvangen alleen nieuws als zij daarvoor toestemming hebben gegeven.

In elk bericht staat hoe je je met één klik afmeldt. Je kunt je ook afmelden in het klantportaal of via info@visaelevate.com. Berichten over je lopende aanvraag, je account en facturen zijn geen marketing; die ontvang je zolang je klant bent.

11. Cookies

Op onze website gebruiken wij strikt noodzakelijke opslag en statistiekcookies van Google Analytics 4. Daarmee zien wij op een eenvoudige manier hoe bezoekers de website gebruiken en ongeveer waar zij vandaan komen (land en stad), zodat wij de website kunnen verbeteren. Wij gebruiken geen advertentiecookies en sturen geen namen, e-mailadressen of documenten naar Google. De statistieken staan standaard aan (gerechtvaardigd belang). Je kunt ze op elk moment met één klik weigeren in de cookiemelding of via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina; wij stoppen dan direct met meten en verwijderen de statistiekcookies. Meer daarover lees je op onze cookiepagina. Het klantportaal en het CRM gebruiken geen statistiek- of advertentiecookies.

12. Wijzigingen en taal

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of nieuwe regels. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je, en waar nodig vragen wij opnieuw je toestemming.

Deze verklaring is in meerdere talen beschikbaar. Als de versies van elkaar verschillen, geldt de Nederlandse versie.